Внутренние карты

Данная компонента позволяет организовать гибкую безналичную систему расчетов внутри заведения с использованием внутренних платежных карт. Суть системы проста: клиент получает (покупает) карточку заведения, на которую в любой момент может внести определенную сумму в специальных кассах заведения, после чего эта сумма зачисляется на его карту. Далее, в зависимости от организации бизнес-процесса в заведении, гость с помощью карточки может расплачиваться за все услуги и питание в кафе, барах и ресторанах комплекса или же использует ее в качестве пропуска (оплачивает вход) в различные подразделения комплекса (например, ночной клуб).

Подобные системы особенно удобны для развлекательных и гостиничных комплексов.

Основными преимуществами внедрения депозитных систем являются:

  • сведение к минимуму возможности обслуживающего персонала в злоупотреблениях, убрав самый привлекательный объект злоупотреблений - наличные деньги. Вся оплата происходит в одной точке – кассе, сотрудники на местах (официанты и бармены) просто не имеют доступа к наличным деньгам, что снижает необходимость контроля и охраны территории.
  • приток дополнительных денежных средств, поскольку главным показателем кассы заведения при использовании депозитной системы является сумма, внесенная на депозитные карты, а не сумма реализации заведения. Обычно клиенты кладут на карты денег больше, чем тратят, при выходе из комплекса предпочитая не мелочиться и не забирать «неистраченный» остаток. Кроме дополнительных средств, образующихся за счет описанной выше схемы, другим плюсом является то, что клиент наверняка захочет вернуться в комплекс, уже имея карточку и остаток средств на ее депозитном счете.
  • повышение прибыльности, так как всем известно, что клиенты, расплачивающиеся карточкой, тратят больше
  • ускорение и повышение качества обслуживания (обслуживающий персонал не тратит время на подсчет денег – расчет с клиентом осуществляется быстро и зависит только от наличия денег на депозитном счете его карточки)
  • повышение комфортности и привлекательности, приобретение имиджа современного развлекательного комплекса
  • возможность введения дисконтных, бонусных систем, розыгрыша призов, а также реализации других различных маркетинговых программ по привлечению новых клиентов и создания выгодных условий для постоянных гостей, что способствует активизации посещаемости заведения.
  • контроль и предотвращение несанкционированного доступа на определенную территорию (например, в платные пляжные зоны, ночные клубы).

Кроме крупных развлекательных комплексов, компонента «Внутренние карты» представляет большой интерес для корпоративных и гостиничных столовых, где посетителям (сотрудникам или постояльцам) также выдаются депозитные карты, которыми они могут рассчитываться (например: в зачет зарплаты, в счет оплаты номера и т.д.).

Также удачным применением депозитной системы, может быть любой фаст-фуд или столовая, оснащенная кассами самообслуживания. Основная проблема подобных заведений – медленный расчет клиентов на кассах, связанный с обычным наличным расчетом: пересчет денег, выдача сдачи, размен и проверка подлинности крупных купюр. Это приводит к образованию очередей и недовольству клиентов, зачастую ограниченных во времени (например, в обеденный перерыв). У этой проблемы имеется простое и эффективное решение, основанное на автоматизации с применением компоненты «Внутренние карты». При входе в заведение устанавливается одна или несколько касс, в которых клиенты могли бы пополнить депозитный счет на своей карте или, если это разрешено, снять с него деньги, а непосредственно на кассах самообслуживания кассиры только списывают деньги с карточки, не утруждая себя наличными операциями. Остальные преимущества, описанные выше (минимизация злоупотреблений, приток дополнительных денежных средств, повышения прибыльности и др.), также являются несомненным плюсом использования депозитных систем в подобных заведениях.

В качестве внутренних платежных карт система позволяет использовать карты любого из стандартных типов: магнитные, бесконтактные или штрих-кодовые. Кроме того, в заведениях с особенной спецификой возможна интеграция системы со специальными носителями (например, браслетами в водно-развлекательных комплексах).

Компонента «Внутренние карты» может использоваться только совместно с базовой системой «X-КАФЕ (Калькуляционный учет + Рабочее место официанта)».

Справочники

Справочники данной компоненты предназначены для регистрации в системе и персонализации депозитных карт.

Справочник «Типы Внутренних карт»

Элементы данного справочника определяют различные типы депозитных карт, использующихся в системе (например: клубные карты, платежные карты, флаеры для входа и т.п.). Для каждого типа можно определить:

  • залоговую стоимость карт указанного типа
  • временной интервал (период, дни недели), в который разрешена регистрация новых карт указанного типа
  • срок действия карт указанного типа от момента их регистрации в системе
  • группу справочника «Внутренние карты», в которую автоматически будут занесены новые карты указанного типа в момент регистрации

Справочник «Внутренние карты»

Элементы данного справочника определяют непосредственно карты, с депозитными счетами которых возможно выполнять различные операции: внесение средств на счет, выплата средств со счета, оплата счетов и входа в заведение за счет средств депозитного счета.

Для каждой карты в момент ее регистрации в системе обязательно должны быть указаны тип карты и ее порядковый номер (который, как правило, напечатан или эмбассирован на самой карте). Для магнитных или штрих-кодовых карт номер обычно определяется автоматически (т.к. есть возможность «вшить» его в магнитную полосу или штрих-код на этапе изготовления карты).

После регистрации карты для нее можно:

  • указать персональные данные о ее владельце (в том числе установить фотографию), а также пароль, который посетитель может использовать для блокировки карты в случае ее утери;
  • определить процент скидки и/или категорию цен, которые будут использоваться при расчетах по данной карте;
  • разрешить по карте расчеты в кредит и, если необходимо, определить максимальную сумму кредитного лимита;
  • определить срок действия карты;
  • установить различные льготные условия. Например: указать, что карта используется без применения залоговой стоимости. Кроме того, можно установить режим бесплатного входа в заведение по карте – причем как безлимитный, так и ограниченный конкретным количеством входов и/или временем;
  • установить ограничения по использованию карты. Возможно указать, что карта не предназначена для денежных операций (например, для флаеров бесплатного входа), запретить для карты операцию возврата, а также определить сумму минимального расхода денег с депозитного счета, без которого не будут доступны операции снятия денег и возврата карты.

Система предоставляет возможность формирования отбора Внутренних карт по произвольным фильтрам (например: типу, владельцу, проценту скидки, сумме кредитного лимита и т.д.). Также доступна быстрая групповая обработка Внутренних карт (в том числе по диапазону номеров и/или произвольному отбору): перенос в другую группу, изменение данных о владельце, управление настройками льгот/ограничений, разрешений по бесплатному входу и др.

Доступные операции с Внутренними картами

Кассиры, осуществляющие первичные денежные операции с Внутренними картами, могут иметь доступ к следующим стандартным операциям:

  • внесение денег (пополнение депозитного счета карты);
  • снятие денег с депозитного счета карты;
  • возврат карты, включающий возврат клиенту всего остатка денег по ее депозитному счету, а также залоговой стоимости карты;
  • получение состояния/детализации счета;
  • окончательный расчет карты – печать итогового фискального чека по всем операциям расчетов за текущий кассовый день.

Функция «окончательного расчета» позволяет организовать работу системы в рамках оплаты на выходе (в кредит). Например, для специальных категорий клиентов (частных или Vip-гостей) можно использовать систему кредита, когда стоимость оказываемых услуг записывается на его счет и оплата производится по факту в момент выхода из заведения.

  • регистрация утери (блокировка) карты;
  • регистрация личной информации (фамилии, пароля) на карте;
  • замена карты (в случае ее поломки)

Для каждого пользователя системы (кассира) определяются индивидуальные права доступа к каждой из перечисленных выше операций.

Таким образом, набор доступных в вашем заведении операций с Внутренними картами может быть гибко настроен как с помощью прав пользователей, так и с помощью включения различных льгот и ограничений для самих Внутренних карт.

Оплата заказов

Клиент может произвести оплату заказа (счета) Внутренней картой, если сумма этого заказа не превышает свободный остаток средств на ее депозитном счете или доступный на момент расчета кредитный лимит. В противном случае для оплаты заказа, клиенту необходимо внести средства на карту (пополнить ее депозитный счет).

Система предлагает использовать один из двух режимов, согласно которому в заведении будут производиться оплаты заказов по Внутренним картам:

  • Строгий режим – при каждом заказе клиента открывается новый счет, по которому (в случае наличия необходимой суммы на остатке депозитного счета Внутренней карты) производится «незамедлительная» оплата. И только после того как деньги списаны с остатка карты, заказ клиента «приводится в действие». Данный режим обычно используется в ночных клубах или крупных развлекательных комплексах;
  • Обычный режим – подразумевает стандартную схему работы с гостевым счетом: открытие счета при первом заказе клиента, оформление дозаказа при последующих обращениях, и оплата по Внутренней карте при «закрытии» счета (аналогично стандартным формам оплаты: наличными, кредитной картой и др.). Данный режим обычно используется в заведениях ресторанного типа.

Следует отметить, что в различных точках комплекса система позволяет использовать различные режимы оплаты заказов по Внутренним картам.

Система накопительных скидок

Компонента «Внутренние карты» позволяет организовать программу накопительных скидок. Система позволяет установить произвольные пределы для накопительных скидок (от нижней до верхней границы). Как только суммарные траты по карте достигают очередного порога, процент скидки на депозитной карте клиента автоматически увеличивается.

Терминал получения текущего состояния счета

Одной из основных задач при организации безналичной системы расчетов внутри заведения является необходимость оперативного информирования клиента о состоянии счета (баланса) его депозитной карты. Это позволит гостям отслеживать свободный остаток средств и оперативно пополнять свои карты, не дожидаясь отказов в момент расчетов.

Текущее состояние счета отражается во всех печатных формах чеков, которые клиент получает при внесении/снятии денег в кассах пополнения, а также гостевых счетов, выдаваемых при расчетах за услуги и питание в кафе, барах, ресторанах и прочих подразделениях комплекса.

Клиент также может обратиться в любую кассу пополнения, в которой сотрудник может быстро выдать ему квитанцию о текущем состоянии счета его депозитной карты, а также при необходимости предоставить детализацию движений по счету (когда и на какую сумму было пополнение, или же, наоборот, списание средств) в печатном виде.

Кроме того, в состав компоненты «Внутренние карты» входит специальный интерфейс, позволяющий клиентам заведения самостоятельно получать информацию о состоянии счета и детализации движений по нему с помощью специального терминала. Этот способ более удобен, поскольку позволяет разгрузить кассы пополнения. В удобных местах комплекса устанавливается один или несколько терминалов (например, у входа и в зале). В качестве терминала может использоваться обычный компьютер, оснащенный монитором и считывателем карт. Для того чтобы проверить состояние счета, клиенту достаточно поднести карту к считывателю – на мониторе высветится сумма свободного остатка средств на этой карте. Повторное поднесение карты к считывателю позволит получить детализацию движения средств – на мониторе будет отражена информация обо всех операциях с данной картой.

Оплата входа

Важнейшей задачей, которую позволяет решить компонента «Внутренние карты», является контроль и учет гостей, а также автоматизация процесса оплаты входа в заведение (на концерты, вечеринки, спортивные и другие клубные мероприятия).

Система позволяет задать в справочнике «Клубные вечера» дату и время начала и конца мероприятия, а также стоимость входа на него. Возможно указание произвольных тарифов стоимости входа (льгот) для различных групп внутренних карт (например, «VIP»). Также предусмотрена возможность разрешить предварительную оплату входа на Клубный вечер.

В дальнейшем клиенты с помощью своей платежной карты могут оплатить вход на мероприятие в кассе пополнения. При оплате входа клиенту выдается соответствующая печатная форма квитанции об оплате. Однако она не является первичным документом – факт оплаты входа на мероприятие фиксируется в системе непосредственно для карты клиента, наличие которой и позволяет ему получить доступ на мероприятие.

Контроль входа/выхода гостей

Одной из главных проблем при проведении платных мероприятий является необходимость контроля и предотвращения повторного входа в заведение по одному и тому же билету. Например, тремя гостями приобретаются три входных билета, все трое входят в заведение. После чего один из них с этими же тремя билетами выходит и отдает два из них другим людям. При отсутствии дополнительного контроля возможна ситуация: когда на три купленных билета в заведение войдут пять (и более – выход человека с билетами может быть осуществлен несколько раз) гостей. Одним из решений для подобной ситуации является запрет выхода с мероприятия, что нормально для концертов и спортивных соревнований. Однако данная мера зачастую является неприемлемой для ночных клубов, для которых одним из самых распространенных решений является выдача каждому клиенту одноразового браслета, подтверждающего оплату входа.

Компонента «Внутренние карты» позволяет решить вышеописанную задачу контроля входа/выхода посетителей с помощью специального интерфейса «Рабочего места охранника». На входе в заведение устанавливается специальный терминал (в минимальном варианте, обычный компьютер), оснащенный монитором и двумя считывателями карт (один – на вход, другой – на выход). Суть контроля проста: при входе в заведение клиенты подносят свои карты к считывателю входа, при выходе – регистрируют карты на выход с помощью считывателя выхода. Информация отражается на мониторе охранника, после чего в системе фиксируется текущий статус карты («внутри» или «вне»). В дальнейшем система сигнализирует и запрещает вход для тех карт, у которых не зарегистрирован выход, что позволяет избежать повторного входа по одной и той же карте.

Кроме контроля входа/выхода посетителей, интерфейс «Рабочего места охранника» позволяет осуществлять «мгновенную» оплату входа: если на карте у клиента достаточно средств для оплаты входа на клубное мероприятие, он может минуя кассу сразу поднести карту к считывателю входа, после чего оплата входа будет сразу снята с его карты. Этот способ удобен для клиентов, поскольку им не нужно выстаивать две очереди – в кассу и на вход, а также позволяет разгрузить кассы пополнения.

Особое внимание следует обратить на то, что интерфейс «Рабочего места охранника» может быть легко интегрирован с различными турникетными системами. Турникет получает сигнал из терминала охранника и автоматически разрешает или не разрешает проход посетителя в зависимости от того, оплачен ли для его карты вход на мероприятие, а также блокирует проход при попытках повторного входа по одной карте. Это позволяет полностью исключить человеческий фактор и, соответственно, возможность злоупотреблений со стороны персонала. В то же время в стандартных турникетных системах предусмотрен режим сквозного прохода в случаях, когда производится эвакуация людей и персонала.

Отчеты

Предназначены для получения итоговой, а также другой сводной или детальной информации по Внутренним картам и операциям с ними. Период отчетов задается пользователем.

  • «Отбор ВК». Предоставляет возможность гибкого произвольного отбора данных о Внутренних картах, зарегистрированных в системе (например: по типу, владельцу, проценту скидки, сумме кредитного лимита и т.д.), и формирования настраиваемой печатной формы таблицы результатов.

Отчет «Отбор ВК» позволяет сформировать произвольный набор различных фильтров с целью формирования выборки любого вида (например: заблокированные карты; карты, для которых разрешен расчет в кредит или бесплатный вход т.п.). Имеется возможность сохранения набора фильтров с целью дальнейшего постоянного использования.

Результаты отбора могут быть использованы в качестве фильтра в любом из перечисленных ниже отчетов.

  • «Кассовый отчет ВК». Является основным отчетом, входящим в состав компоненты «Внутренние карты». Главное назначение «Кассового отчета ВК» - просмотр итоговой суммы наличных денег, полученных от клиентов при операциях внесения/снятие денег в кассах пополнения, за произвольный период, указанный в отчете.

Также отчет позволяет получить полную картину и итоговые суммы по всем расчетным операциям, сгруппированным по статьям: «Внесение денег», «Оплата входа», «Реализация денег», «Снятие денег». Отчет имеет возможность формирования расшифровки каждой статьи (т.е. перечня документов, из которых складывалась сумма по выбранной статье).

Доступны несколько видов построения отчета: «Полный», «Краткий», «Быстрый».

  • Посещение клубного вечера». Предназначен для получения данных о посещении текущего Клубного вечера. Позволяет получить информацию о количестве человек, находящихся в данный момент в заведении, а также о гостях его покинувших (зарегистрированных «на выход»). Данные отчета могут использоваться при проведении в заведении различных розыгрышей и лотерей.
  • «Отчет по утерянным ВК». Предназначен для получения данных о картах, которые зарегистрированы в системе как утерянные, а также о том кем и когда выполнена регистрация их утери

Дополнительные возможности:

  • Перечисление заработной платы на карточки сотрудников: данная функция системы может быть интересна для различных предприятий. Например: в корпоративных столовых, когда предприятие в начале месяца зачисляет на карты персонала некую фиксированную сумму, которую сотрудники могут потратить на свое питание. При перечислении заработной платы на карты сотрудников указывается месяц, за который производится перечисление, существует возможность расчета суммы остатка з/п каждого сотрудника, а также формирования бухгалтерских проводок по выдаче заработной платы.
  • Строгий режим отмены транзакций по Внутренним картам: для отмены любой операции (внесения/снятия денег, оплаты заказа по Заявке) система требует инициализировать Внутреннюю карту клиента, для которой производится отмена операции. Использование данного режима позволит избежать случайных или намеренных отмен проведенных транзакций по Внутренним картам.
  • Контроль действий кассиров: в стандартный вариант компоненты «Внутренние карты» входит специальный отчет «Контроль кассовых операций», позволяющий отслеживать потенциально-подозрительные махинации кассиров с оплатой входа.

Кроме того, система позволяет установить минимальное количество минут, которые должны пройти между расчетами по одной Внутренней карте (в противном случае необходимо вмешательство сотрудника с административными правами доступа). Данная функция была добавлена в систему с целью блокировки повторного расчета по одной карте и осуществления дополнительного усиленного контроля персонала при операциях с Внутренними картами.

  • Архивирование остатков Внутренних карт (в том числе с возможностью помещения остатков в «системный архив») с целью существенного уменьшения размера БД и повышения производительности работы системы «X-КАФЕ».

© 2011-2018 ООО «ИКС-Ком»